Lisäosa: Face to Face -aktiviteetti

Face-to-Face -aktiviteetti sallii varausjärjestelmän luomisen kasvokkain tapahtuville tapaamisille.

Jokaiselle varaukselle voidaan määrittää oma ajankohta, sijainti, paikka, kustannukset, kapasiteetti jne. Varaus voidaan myös määrittää kestämään useamman päivän.

Jos tarkkaa aikaa ja paikkaa ei heti ole tiedossa voit luoda jonotuslistaperusteella toimivia varauksia, tarvittaessa voit myöhemmin tarkentaa näihin ajan ja paikan.

Aktiviteetti voidaan myös määrittää vaatimaan henkilön esihenkilön hyväksynnän varaukseen osallistumiseen, tämän lisäksi voidaan määrittää esim. varauksen hyväksynnän ja peruutuksen yhteydessä lähetettävien sähköpostiviestien sisältö.

Artikkelin sisältö:

1. Aktiviteetin lisääminen kurssille
2. Aikojen lisääminen aktiviteettiin
3.  Osallistujien lisääminen tai poistaminen varauksesta
4. Läsnäolotiedon merkintä varauksen osallistujille
5. Esihenkilön vahvistus
6. Aktiviteetin rajoitukset / hyvä tietää ennen käyttöönottoa.
   
   

1. Aktiviteetin lisääminen kurssille

1. Aseta kurssilla muokkaustila päälle hallintalohkosta

2. Valitse aktiviteettilistalta kaikki-välilehdeltä face to face

3. Yleiset asetukset

• Nimi. Anna aktiviteetille kuvaava nimi
• Kuvaus. Voit halutessasi antaa kuvauksen.
• Kolmannen osapuolen sähköpostiosoite(et). Vapaaehtoinen kenttä johon voit syöttää sähköpostiosoitteita joille toivot lähtevän sähköposti-ilmoituksen kun osallistuja ilmoittautuu tai peruu varauksen esim. jos haluat lähettää nämä viestit kurssin ulkopuoliselle kouluttajalle. Jos syötät useita sähköpostiosoitteita erota osoitteet pilkulla esim. bob@example.com,joe@example.com
• Kuinka monta varauksista näytetään kurssin etusivulla. Kuinka monta aktiviteetin alle lisätyistä varauksita listataa kurssin etusivulle, kyseisen aktiviteetin nimen alle.
• Esihenkilön hyväksyntä vaaditaan. Kun "Esihenkilön hyväksyntä vaaditaan" on valittuna osallistujan esihenkilön on hyväksyttävä osallistuminen erikseen. Tätä toimintoa voi käyttää vain jos järjestelmätasolla on jokaiselle henkilölle määritetty esimiestiedot.
• Sallitaanko peruutusoikeus oleuksena. Jos tämä asetus on valittuna niin osallistujat voivat oletuksena perua varauksensa kaikkissa tähän aktiviteettiin luoduissa varauksissa.

4. Kalenteriasetukset

• Käytettävä kalenteri.
  • Kun Sivusto -asetus on valittuna kaikki Face to Face -aktiviteetin merkinnät näytetään koko sivustonlaajuisessa kalenterissa. Kaikki järjestelmää käyttävät henkilöt voivat nähdä nämä merkinnät.
  • Kun Kurssi -asetus on valittuna näkyvät merkinnät kurssitason kalenterissa sekä globaalissa kalenterissa mutta vain kurssilla oleville henkilöille.
  • Kun Ei yhtään-asetus on valittuna varaukset näytetään vain käyttäjän henkilökohtaisessa kalenterissa mutta vain jos "Näytä merkintä käyttäjän omassa kalenterissa" asetus on myös käytössä.
• Lisää merkintä myös käyttäjän henkilökohtaiseen kalenteriin Huom. ohje. Kun tämä asetus on päällä se lisää kalenterimerkinnän varauksesta myös käyttäjän henkilökohtaiseen kalenteriin. Tämä tarkoittaa sitä että jos aktiviteetin merkinnät tehdään sivusto- tai kurssitasolle niin käyttäjille näkyy omassa kalenterissaan tuplamerkintä tälle ajankohdalla (koska tällöin näytetään kurssitason merkintä + henkilökohtaisen tason merkintä) Jos et haluat että käyttäjän omaan henkilökohtaiseen kalenteriin luodaan erikeen merkintää niin pidä tämä asetus pois päältä.
• Lyhenne. Lyhenne on otsikko joka näytetään kalenterissa jokaisen tämän aktiviteetin alle tehdyn varauksen otsikkona.

5. Osallistumispyynnön-viesti

Jos yleiset-osion Esihenkilön hyväksyntä vaaditaan -asetus on päällä, Osallistumispyynnön viesti -osio avautuu käyttöön. 

Kun henkilö ilmoittautuu varaukseen hänelle sekä hänen esihenkilölleen lähetetään tässä osiossa määriltety sähköpostiviesti.

• Otsikko. Ilmoittautujalla sekä esihenkilölle lähtevän viestin otsikko.
• Viesti. Ilmoittautujalle lähetettävän sähköpostiviestin sisältö.
• Viesti esihenkilölle. Esihenkilölle lähetettävän viestin sisältö.

6. Vahvistusviesti

Tämä viesti lähetetää osallistujalle kun hän ilmoittautuu varaukseen.

• Otsikko. Viestin otsikko
• Viesti. Viestin sisältö
• Lähetä viesti myös esihenkilölle. Kun asetus on valittuna lähetetään esihenkilölle viesti jotta he tietävät työntekijänsä ilmoittautuneen varaukseen.
• Viesti esihenkilölle. Esihenkilölle lähtevän viestin sisältö

7. Muistutusviesti-osio

Tämä viesti lähetetää N päivää ennen varauksen alkamista ilmoittautujille.

• Otsikko. Viestin otsikko
• Viesti. Viestin sisältö
• Lähetä viesti myös esihenkilölle. Kun asetus on valittuna lähetetään myös esihenkilölle muistutusviesti jotta he muistavat työntekijänsä tulevan varauksen. 
• Viesti esihenkilölle. Esihenkilölle lähtevän viestin sisältö
• Kuinka monta päivää ennen varausta muistutusviesti lähetetään. Kuinka monta päivää ennen varauksen alkamista muistutusviesti lähetetään.

8. Odotuslistan-viesti

Tämä viesti lähetetään kun osallistuja ilmoittautuu jonotuslista-tyyppiseen varaukseen.

• Otsikko. Viestin otsikko
• Viesti. Viestin sisältö

9. Peruutusviesti-osio

Tämä viesti lähetetään jos osallistuja peruu varuksensa tai jos se perutaan hänen puolestaan.

• Otsikko. Viestin otsikko
• Viesti. Viestin sisältö
• Lähetä viesti myös esihenkilölle. Kun asetus on valittuna lähetetään myös esihenkilölle peruutusviesti jotta he tietävät työntekijänsä varauksen peruutuneen.
• Viesti esihenkilölle. Esihenkilölle lähtevän viestin sisältö

10. Lopuksi voit määrittää moduulin kaikki yleiset asetukset ja valita sivun alaosasta tallenna ja näytä

2. Aikojen lisääminen aktiviteettiin

1. Kun aktiviteetti on luotu ja avattu niin voit lisätä uuden varauksen painamalla "lisää uusi varaus"-painiketta.

2. Avautuvalla sivulla voit syöttää seuraavat tiedot (Sijainti, tapahtumapaikka ja huone eivät ole oletuksena käytettävissä vaan ne täytyy erikseen määritellä käyttöön Mediamaisterin toimesta järjestelmätasolle)

• Sijainti. Sijantiin määritetään varauksen maantieteellinen sijainti (kaupunki, kunta, alue tms.) Sijainti näytetään kurssisivulla, varauksien yhteydessä ja "näytä kaikki varaukset" -sivulla sekä kaikissa sähköposti-ilmoituksissa. Varauksia voi myös suodattaa näkyviin sijainnin perusteella "näytä kaikki varaukset" -sivulla.
• Tapahtumapaikka. Rakennus.
• Huone. Huoneen numero, mikäli halutaan.
• Varauksen ajankohta tiedossa. Määrittää onko tapaamisen ajankohta tiedossa vai ei, asetusta voi muuttaa jälkikäteen kun ajankohta tulee tietoon.
  • Jos **Varauksen ajankohta tiedossa** on asetukssessa "kyllä" näytetään tämä ajankohta kurssisivulla, "näytä kaikki varaukset"-sivulla, varaukseen ilmoittautumissivulla ja sähköpostiviesteissä.
    
    Kun osallistuja ilmoittautuu tapahtumaan jonka ajankohta on tiedossa;
    • Osallistuja saa ilmoittautumisestaan vahvistussähköpostiviestin. Esihenkilö saa ilmoittautumisesta viestin vain jos "Esihenkilön hyväksyntä vaaditaan" asetus on käytössä ja viesti on määritetty Osallistumispyynnön viesti-osiossa.
    • Osallistuja tulee saamaan muistutusviestin N päivää ennen varauksen ajankohtaa. Tämä asetus määritetään muistutusviesti-otsikon alla.
  • Jos **Varauksen ajankohta tiedossa**-asetus on asetuksessa "ei" teksti jonotuslista näytetään kurssisivulla, näytä kaikki varaukset"-sivulla, varaukseen ilmoittautumissivulla ja sähköpostiviesteissä.
    
    Kun osallistuja ilmoittautuu tapahtumaan jonka ajankohta on tiedossa;
    • Osallistuja saa sähköpostiviestivahvistuksen jonotuslistalle liittymisestä. Viesti määritetään aktiviteetin asetuksissa Odotuslistan viesti-osiossa.
    • Osallistuja ei tule saamaan muistutusviestiä tapahtumasta (koska sen ajankohta ei ole tiedossa).
    • Osallistujan esihenkilölle ei lähetetä vahvistus- eikä peruutusviestejä jos osallistuja ilmoittautuu tai peruu osallistumisensa tälläiseen varaukseen.
• Aloitusaika. Tapahtuman aloitusaika
• Päättymisaika. Tapahtuman päättymisaika.
• Poista tämä päivämäärä. Jos olet lisännyt varaukseen useamman eri päivämäärän voit valita tämän ja painaa alhaalta "tallenna muutokset" jolloin valittu päivämäärä poistuu. Huom. et voi poistaa ensimmäisenä olevaa päivämärää vaan se on aina läsnä varauksessa.
• Lisää uusi päivämäärä. Tästä voit lisätä useamman eri päivämäärän/kellonajan tälle varaukselle.
• Salli varauksen peruuttaminen. Saako osallistuja perua ilmoittautumisensa.
• Kapasiteetti. Kuinka monelle henkilölle tapaaminen on tarkoitettu.
• Salli ylivaraaminen. Kun "salli ylivaraaminen" on valittuna osallistujat voivat ilmoittautua varaukseen vaikka se olisi jo täynnä. Kun osallistuja ilmoittautuu varaukseen jossa ylivaraus on sallittu he saavat viestin että heidät on lisätty jonotuslistalle ja heille ilmoitetaan mikäli paikka vapautuu.
  
  
  
  
• Kesto tunneissa (esim. 1:30).  Esimerkiksi 2 tunnin varaus merkitään 2 tai 2:00, yhden tunnin ja kolmenkymmenenminuutin varaus merkitään 1:30, 45 minuutin varus merkitään 0:45 / 20 minuutin varaus merkitään 0:20.  Jos varauksesi sisältää useamman eri päivämäärän tai tapahtuma-ajankohdan sinun tulisi ilmoittaa kesto näiden kestojen summana.
• Normaali kustannus. Normaali kustannus on varauksen euromääräinen kustannus osallistujalle. Kustannus näytetään osallistujalle kun hän ilmoittautuu varaukseen. Myöhemmin kun varauksen ajankohta on ohitse vain kurssin opettaja voi nähdä sen tarkastelemalla varauksen yksityiskohtia.
  
• Alennettu hinta. Alenuskoodi on euromääräinen alennuskoodi joka on tarkoitettu henkilökunnan jäsenille.
• Yksityiskohdat. Tapauksen tarkempi kuvaus, tähän on hyvä kertoa tapahtuman yhteyshenkilön yhteystiedot sähköposti, puhelinnumero jne.
• Valitse varauksen yhteyshenkilö. Tämän otsikon alta voit valita kenet kurssin opettaja-roolissa olevista näytetään tämän varauksen yhteyshenkilönä. Osallistuja voi klikata yhteyshenkilön nimeä ja tarkastella tämän profiilitietoja (mikäli toisen käyttäjän tietojen tarkastelua ei ole estetty järjestelmätasolla, suurimmassa osassa tapauksista tämä on estetty).

 

3. Osallistujien lisääminen tai poistaminen varauksesta

Voit lisätä tai poistaa osallistujia varauksesta seuraavasti;

1. Avaa aktiviteetti
2. klikkaa haluamasi varauksen kohdalla vaihtoehdot-sarakkeesta "osallistujat"

3. Valitse "Lisää/poista osallistujia"

4. Voit valita/hakea henkilön oikealla sijaitsevalla hakukentällä -> valita hänet ja painaa keskeltä "lisää" -> tällöin hänet lisätään varaukseen ja hänelle lähetetään vahvistusviesti ilmoittatutumisesta. Jos et halua että vahvistusviestiä lähetetään ruksaa ennen lisäämistä sivun alaosasta "Älä lähetä vahvistusviestiä henkilölle"

4. Läsnäolotiedon merkintä varauksen osallistujille

Kun varaus on pidetty ja haluat merkitä henkilölle läsnäolotiedon

• Ei ollut paikalla
• Osallistui osan ajasta
• Osallistui

1. Avaa aktiviteetti

2. Klikkaa menneen varauksen kohdalla osallistujat

3. Valitse sivunalaosta "merkitse läsnäolotiedot"

4. Sivun alaosassa merkitse jokaisella osallistujalle läsnäolotieto "osallistui varaukseen"-otsikon alla ja lopuksi paina "Tallenna läsnäolotiedot"

5. Jos palaat takaisin niin näet nyt tämän tiedon osallistujan rivillä

5. Esihenkilön vahvistus

• Jos järjestelmätasolle on luotu räätälöity käyttäjätietokenttä joka käyttää lyhytnimeä managersemail voidaan käyttäjille määrittää esihenkilön sähköpostiosoite tähän kenttään.
• Kun esihenkilötieto on määritetty käyttäjien profiileihin voidaan aktiviteetin asetuksissa määrittää käyttöön asetus "Esihenkilön hyväksyntä vaaditaan" jolloin jokaisesta ilmoittautumisesta lähtee esihenkilölle sähköpostiviesti, viesti sisältää linkin josta esihenkilö voi hyväksymässä tai hylkäämässä ilmoittautumisen.
  • Esihenkilöiden tulee olla määriteltynä kurssille joko "opettaja ilman muokkausoikeutta" tai "opettaja"-rooliin jotta he voivat käydä hyväksymässä työntekijänsä osallistumisen sähköpostiin saapuva linkin kautta;
    
    
    

6. Aktiviteetin rajoitukset / hyvä tietää ennen käyttöönottoa.

• Osallistuja voi ilmoittautua vain yhteen varaukseen per aktiviteetti. Jos olet lisännyt samaan aktiviteettiin useamman eri tapahtumapaikan ja ajan niin osallistujat pystyvät ilmoittautumaan vain yhteen näistä kaikista varauksista.
• Ryhmärajoitukset eivät koske aktiviteettia eli kuka tahansa mistä tahansa ryhmästä voi käydä varaamassa kaikki ajat.
• Jos varaus sisältää monta eri päivämäärää ja kellonaikaa niin opiskelija ei voi ilmoittautua näihin erikseen vaan hän ilmoittautuu näihin kaikkiin kerralla. Katso kuvat alla.