Lähipäivien lisääminen osaksi kurssia onnistuu Face-to-Face aktiviteetin avulla. Tämä mahdollistaa hallinnoida yhtä tai useampaa lähipäivää kurssilla.
Ohjeen sisältö
1. Yleistä
2. Face-to-Face (Lähipäivä) -aktiviteetin lisääminen kurssille
3. Yksittäisen varauksen lisääminen
4. Lähipäivien ja tapahtumien hallinnointi
1. Yleistä
Maisteri LMS tarjoaa helpon tavan hallinnoida eri koulutuksiin liittyviä lähipäiviä sekä niiden osallistujia. Tämä Face-to-Face (Lähipäivä)-aktiviteetti on kiinteä osa Maisteri LMS:ää. Tämän lisäksi on mahdollista tilata erillinen lisäosa tapahtumien hallintaan. Se mahdollistaa ns. koulutuskalenterin muodostamisen kaikista alustalle muodostetuista lähipäivistä.
Tässä ohjeessa käsittelemme Face-to-Face -aktiviteetin lisäämistä kurssille.
2. Face-to-Face (Lähipäivä)-aktiviteetin lisääminen kurssille
1. Mene kurssille ja klikkaa muokkaustila päälle oikeasta yläkulmasta.
2. Siirry osioon, johon haluat lisätä Lähipäivä-aktiviteetin ja valitse Lisää aktiviteetti tai aineisto.
3. Valitse Face-to-Face -aktiviteetti.
- Anna aktiviteetille kuvaava nimi, esim. Ensiapukoulutus.
- Jos haluat lähettää tietoja ilmoittautumisista kolmannelle osapuolelle, esim. ulkopuoliselle kouluttajalle, kirjoita hänen sähköpostiosoitteensa kohtaan Kolmannen osapuolen sähköpostiosoitteet. Voit myös valita, lähetetäänkö kolmannelle osapuolelle tieto jonoon siirtyneistä käyttäjistä.
- Kuinka monta varausta näytetään etusivulla. Valitse lähipäivien määrä, jonka tulet lisäämään kerralla näkyviin. Voit muuttaa tätä myöhemminkin.
- Esihenkilön hyväksyntä vaaditaan. Voit käyttää tätä asetusta ainoastaan silloin, kun alustalle on rakennettu esihenkilöhierarkia ja esihenkilöille on asetettu näkyviin esihenkilöiden työkalut. Alustan siis täytyy tietää käyttäjien esihenkilötiedot, ja esihenkilöillä pitää olla helppo käyttöliittymä hyväksyä osallistumisia. Tämän toiminnon käyttämistä kannattaa harkita myös siksi, että käyttäjien osallistuminen riippuu esihenkilöiden omasta aktiivisuudesta hyväksyä osallistumisia. Parempi tapa on informoida esihenkilöitä viestiasetuksissa.
- Sallitaanko peruutusoikeus oletuksena. Ruksaa tämä asetus aktiiviseksi, jotta käyttäjät voivat peruuttaa omia ilmoittautumisiaan.
- Kalenteriasetukset. Käytettävä kalenteri = Kurssi. Jos alustalla käytetään sivuston omaa kalenteria, tapahtuma tulee sinne näkyviin kurssitasolla. Jos alustan kalenteria käytetään, kannattaa myös ruksata kohta Lisää merkintä käyttäjän henkilökohtaiseen kalenteriin.
- Viestiasetukset
- Alustan kieliasetuksissa voidaan asettaa oletusviestit valmiiksi, jolloin automaattisesti muodostettuihin viesteihin ei tarvitse tehdä muutoksia. Muutosten tekeminen on kuitenkin mahdollista, jos viestejä halutaan personoida kurssilla.
- Osallistumispyynnön viesti. Tämä viesti menee esihenkilöille, jos esihenkilön hyväksyntää vaaditaan.
- Vahvistusviesti. Tämä viesti menee käyttäjälle ilmoittautumisen vahvistuksena. Tämän viestin voi myös valita lähtemään esihenkilölle, jos alustalle on asennettu esihenkilöhierarkia.
- Muistutusviesti. Voit asettaa ilmoittautuneille käyttäjille lähtemään muistutusviestin x päivää ennen tapahtuman alkua.
- Odotuslistan viesti. Voit asettaa tämän viestin lähtemään käyttäjälle, kun hän ilmoittautuu jonoon.
- Peruutusviesti. Tämä viesti vahvistaa käyttäjälle hänen tekemänsä peruutuksen ilmoittautumisesta.
- Muut aktiviteetin asetukset voivat olla oletusarvoilla. Opiskelijoiden edistyminen -kohdassa voidaan määritellä, että opiskelijan on saatava arvosana tästä kohteesta, mikä tarkoittaa, että opettajien pitää antaa läsnäolomerkintä jokaiselle osallistujalle tapahtuman ajankohdan jälkeen.
- Valitse Tallenna ja näytä.
3. Yksittäisen varauksen lisääminen
Kun olet sisällä aktiviteetissa, niin aluksi näkyvissä ei ole yhtään varausta, johon olisi mahdollista ilmoittautua. Valitse Lisää uusi varaus.
Avautuvalla sivulla voit syöttää seuraavat tiedot:
- Sijainti. Sijaintiin määritetään varauksen sijainti, paikka. Sijainti-tietoon kannattaa kirjoittaa Teams, jos tilaisuus pidetään Teams-verkkokokouksena.
- Varauksen ajankohta tiedossa. Aseta tähän ajankohta, jolloin tapahtuma järjestetään. Jos tapahtumalla ei ole vielä ajankohtaa, mutta haluat kerätä ilmoittautumisia, voit jättää ajankohdan määrittelemättä.
- Aloitusaika. Tapahtuman aloitusaika.
- Päättymisaika. Tapahtuman päättymisaika.
- Lisää uusi päivämäärä. Tästä voit lisätä useamman eri päivämäärän/kellonajan tälle varaukselle.
- Salli varauksen peruuttaminen. Valitse, saako osallistuja perua ilmoittautumisensa.
- Kapasiteetti. Määritä, kuinka monelle henkilölle tapahtuma on tarkoitettu.
- Salli ylivaraaminen. Kun "salli ylivaraaminen" on valittuna, osallistujat voivat ilmoittautua varaukseen, vaikka se olisi jo täynnä. Tällöin he saavat viestin, että heidät on lisätty jonotuslistalle ja että heille ilmoitetaan, mikäli paikka vapautuu.
- Kesto tunneissa. Anna kesto muodossa hh:mm, esim 1:30.
- Tapahtumaan voi liittyä myös muita lisätietokenttiä. Tämä riippuu alustalle tehdyistä asetuksista. Lisätietoja voivat olla esimerkiksi hinta/kustannus ja alennettu hinta.
- Yksityiskohdat. Tähän vapaamuotoiseen kenttään voit liittää kyseiseen aikataulutettuun tapahtumaan liittyvät lisätiedot. Nämä menevät vahvistusviestin yhteydessä käyttäjälle. Jos tapahtuma järjestetään verkossa, niin liitä tähän myös varsinainen linkki verkkopalaveriin.
4. Lähipäivien ja tapahtumien hallinnointi
Kaikki kyseisellä kurssilla opettaja-roolissa olevat sekä sivuston hallinnoijat voivat hallinnoida kurssille lisättyjä lähipäiviä. Hallinnointiin pääset klikkaamalla Face-to-Face -aktiviteetin nimestä.
- Hammasrattaasta pääset muuttamaan yksittäisen lähipäivän/tapahtuman tietoja esim. ajankohtaa tai kestoa.
- Kopio-painikkella pääset kopioimaan luomasi tapahtuman ja hammasrattaasta pääset editoimaan tätä kopiota.
- Osallistujat-linkillä pääset hallinnoimaan osallistujia.
- Lisää/poista osallistujia -linkillä pääset lisäämään ja poistamaan osallistujia. Tässä tehdyt valinnat lähettävät vahvistus/peruutusviestit oletusarvoisesti käyttäjille. Jos et halua viestien lähtevän heille, sinun tulee erikseen klikata "Älä lähetä" -vahvistusviestiä osallistujille.
- Jos kohdassa 2 asetuksissa on määritelty, että opiskelijoiden on saatava tästä kohteesta arvosana, tässä kohdassa näkyy myös linkki "Merkitse läsnäolotiedot". Siitä klikkaamalla pääset jokaiselle osallistujalle valitsemaan, oliko hän paikalla vai ei.
- Halllinnointisivun alalaidassa on erikseen kohta, josta voit ladata kaikkien osallistujien tiedot exceliin.
5. Käytännön vinkkejä
Kun koulutuksesi jakaantuu usealle lähipäivälle, sinulla on kaksi erilaista vaihtoehtoa toteuttaa se:
- Jos nämä useammat lähipäivät ovat kaikille ilmoittautuneille samat, voit luoda vain yhden tapahtuman. Lisää tapahtuman tietoihin kaikki ajankohdat, jotka tähän liittyvät. Tällöin käyttäjät pääsevät yhdellä ilmoittautumisella varaamaan paikkansa näihin kaikkiin.
- Jos sinulla on useita vaihtoehtoisia aikoja tarjolla, voit tehdä useamman Face-to-Face -aktiviteetin. Näistä jokaiseen aktiviteettiin voit listata omina varauksina tarjolla olevat ajankohdat, ja käyttäjät pääsevät itse valitsemaan, mihin niistä haluavat osallistua.