Osallistujat
      Takaisin aloitussivulle
      1. Tukisivusto
      2. Kurssit & osallistujat
      3. Osallistujat

      Helppolinkki (Easylink) - sähköpostikutsu kurssille liittymiseen

      Opettajat ja hallinnoijat voivat luoda sähköpostikutsun kurssille, jolla osallistuja pääsee liittymään kurssille yhden linkin klikkaamisella, ilman erillistä kirjautumista. Linkit ja kurssille kirjautuminen ovat voimassa vain määritellyn ajan.

      Tämä artikkeli koskee Helppolinkki (Easylink) -toiminnallisuutta. Tutustu muihin tapoihin lisätä osallistujia kurssille täältä.

      Sisällys

      1. Yksittäisten linkkien lisääminen kurssille opettajan toimesta
      2. Usean linkin lisääminen kurssille opettajan toimesta CSV-tiedostolla
      3. Yksittäisen linkin lisääminen järjestelmään hallinnoijan toimesta
      4. Luotujen linkkien tarkastelu linkkilistalta
      5. Usean linkin lisääminen järjestelmään CSV-tiedostolla hallinnoijan toimesta
      6. Helppolinkki FAQ

      Helppolinkki pähkinänkuoressa

      Helppolinkin avulla opettaja tai hallinnoija voi kutsua osallistujia suoraan kurssille ilman, että heillä on entuudestaan käyttäjätunnusta järjestelmässä. Kutsu lähetetään osallistujien sähköpostiosoitteeseen, josta he pääsevät klikkaamaan itsensä suoraan kurssille.

      Kutsu voidaan lähettää helposti joko yksittäiselle käyttäjälle tai useammalle käyttäjälle CSV-tuonnin kautta.

      Helppolinkin luoma tunnus toimii, kuten normaali opiskelijatunnus eli sillä voi selata järjestelmän muitakin kursseja ja liittyä kursseille, joille sallitaan itserekisteröityminen ilman kurssiavainta. Se ei siis rajoita opiskelijaa vain niille kursseille, joille hänelle on lähetetty kutsu.

      1. Yksittäisten linkkien lisääminen kurssille opettajan toimesta

      Opettaja -roolissa toimivat henkilöt voivat luoda linkkejä ainoastaan niille kursseille, joissa he ovat opettajina.

      1. Kurssin päänäkymässä siirry kohtaan Hallintatyökalut > Helppolinkki. Jos Helppolinkkiä ei näy valikossa, se on erikseen kytkettävä päälle sivuston asetuksista. Ota yhteyttä Mediamaisterin asiakastukeen kytkeäksesi toiminnon päälle.

      2. Avautuvalla sivulla klikkaa Luo uusi käyttäjätunnus.
      3. Syötä käyttäjän sähköpostiosoite, jolle linkkiä ollaan luomassa. Tässä vaiheessa järjestelmä tarkistaa, onko käyttäjälle jo luotu linkkiä, jolloin se ohjaa muokkaamaan jo olemassa olevaa linkkiä tai luo uuden linkin.
      4. Avautuvalla sivulla näet seuraavat tiedot:
      • Pääsyavain: Linkki, joka käyttäjälle toimitetaan ja jolla hän pääsee liittymään kurssille.
      • Käyttäjätunnus: Käyttäjälle generoitu käyttäjätunnus.
      • Kieli: Mikä järjestelmän oletuskieli käyttäjälle valitaan.
      • Organisaatio: Vapaaehtoinen kenttä, johon voit kirjoittaa käyttäjän organisaation.
      • Etunimi ja Sukunimi: Käyttäjän etunimi ja sukunimi
      • Sähköpostiosoite: Käyttäjän sähköpostiosoite, johon viesti toimitetaan.
      • Sähköpostiherätteet
        • Lähetä aktivointilinkki käyttäjälle sähköpostitse: Asetus määrittää, toimitetaanko nämä tiedot käyttäjälle sähköpostitse vai ei. Halutessasi voit jättää ruksin pois ja toimittaa tiedot itse.
        • Lähetä käyttäjätiedot viestin yhteydessä: Määrittää, lähetetäänkö helppolinkin taustalla luoman tunnuksen käyttäjätunnus ja salasana käyttäjälle samassa viestissä kuin aktivointilinkki.
        • Käytä tervetuloa-viestiä: Automaattisen viestin yhteydessä opiskelijalle menevä vapaaehtoinen viesti.
        • Tervetuloviesti käyttäjälle: Jos valitsit käytä tervetulo-viestiä, voit tähän määrittää tervetulo-viestin sisällön. 
      • Pääsyt: kurssit ja resurssit
        • Kurssi: Määrittää mille kursseille linkki antaa pääsyoikeuden.
        • Kurssialueelle pääsy alkaa: Määrittää, koska käyttäjä pääsee kurssille. Viesti lähetetään heti, mutta pääsyoikeus kurssille voi alkaa myöhemmin.
        • Kurssialueelle pääsy päättyy: Määrittää, koska käyttöoikeus kurssille päättyy. Oletuksena käyttäjä pidetään kurssilla, mutta hänen pääsynsä sille estetään. Tämä määrittää myös sen, kuinka kauan linkki on voimassa.
        • Käyttäjän rooli kurssilla: Mihin rooliin kurssilla käyttäjä lisätään.
        • Ryhmä: Jos kurssilla on ryhmiä, voit valita mihin ryhmään käyttäjä lisätään.

      5. Lopuksi, kun kaikki asetukset on määritetty, klikkaa tallenna muutokset -painiketta, jolloin järjestelmä toimittaa sähköpostiviestin ja linkin tässä vaiheessa käyttäjälle.

      6. Järjestelmä ohjaa sinut linkkilistaan, joka esittää kaikki kurssille luodut linkit.    

      2. Usean linkin lisääminen kurssille opettajan toimesta CSV-tiedostolla

      Opettaja -roolissa olevat henkilöt voivat luoda linkkejä kurssille CSV-tiedostolla usealle henkilölle kerrallaan.

      1.5.1 CSV-tiedoston laatiminen ja tallentaminen

      1. Avaa taulukkolaskentasovellus, esim. Excel

      2. Pakolliset sarakkeet tiedostossa ovat

      • firstname: Käyttäjän etunimi.
      • lastname: Käyttäjän sukunimi.
      • email: Käyttäjän sähköpostiosoite.
      • lang: Käyttäjän oletuskielivalinta järjestelmän valikoille, useimmin käytetyt kielivalinnat ovat:
        • fi Suomen kieli.
        • sv Ruotsin kieli.
        • fi_sv Suomenruotsi.
        • en Englanti.

      Syötä tiedot sarakeotsikoiksi.

      Voit myös käyttää vapaaehtoisia sarakkeita:

      • org: Käyttäjän organisaatiotieto.
      • group: Group -sarakkeeseen tulee syöttää sen ryhmän tunnistenumero, johon olet käyttäjää lisäämässä. Ryhmän tunniste voi olla tekstiä (ilman ääkkösiä) tai numeroita.

      3. Tallenna CSV-tiedosto oikeaan CSV-muotoon Excelissä Tiedosto -> Tallenna nimellä -> valitse tiedoston nimen alapuolelta muodoksi CSV (luetteloerotin) (*.csv). Älä valitse mitään muuta CSV-tiedostomuotoa, vaikka Excelissä niitä on useita.

      1.5.2 CSV tiedoston lataaminen järjestelmään

      1. Kun tiedosto on valmis, klikkaa kurssin Hallintatyökaluista HelppoLinkki.

      2. Valitse avautuvassa näkymässä Tuo CSV.

      3. Hae tiedosto tietokoneeltasi painamalla ensin Valitse tiedosto -painiketta.

      4. Tiedostonvalitsimessa valitse vasemmalta Lataa tiedosto -vaihtoehto, hae tiedosto koneeltasi  ja vahvista lataus.

      5. Lopuksi paina Lataa tämä tiedosto.

      6. Valitse vielä erotinmerkiksi puolipiste (;) ja tekstin koodaus UTF-8 (jos UTF-8 ei toimi, kokeile Windows-1252). Valintojen jälkeen paina Tuo csv.

      7. Seuraavalta sivulla löytyvät asetukset

      • Kurssialueelle pääsy alkaa: Määrittää, koska käyttäjä pääsee kurssille. Viesti lähetetään heti, mutta pääsyoikeus kurssille voi alkaa myöhemmin.
      • Kurssialueelle pääsy päättyy: Määrittää, koska linkki vanhenee ja kurssialueelle pääsy estetään.
      • Käyttäjän rooli kurssilla: Mihin rooliin käyttäjät lisätään.
      • Lähetä käyttäjätiedot viestin yhteydessä: Valitse, lähetetäänkö sähköpostiviestissä käyttäjälle hänen käyttäjätunnuksensa ja salasanansa.
      • Käytä tervetuloa-viestiä: Voit valita, lisätäänkö käyttäjille lähtevän linkin yhteyteen tervetuloaviesti.
      • Tervetuloaviesti käyttäjälle: Kirjoita kenttään tervetuloaviestin sisältö.

      8. Lopuksi paina Viimeistele ja lähetä kutsut. Järjestelmä ohjaa sinut automaattisesti takaisin kurssin etusivulle. Voit käydä tarkastelemassa luomiasi linkkejä klikkaamalla uudelleen hallinta-työkaluista "helppolinkki".

      3. Yksittäisen linkin lisääminen järjestelmään hallinnoijan toimesta

      Hallinnoija ei voi kutsua käyttäjää useammalle kurssille kerrallaan, kun hän luo yksittäistä linkkiä, vaan tämä tulee tehdä CSV-tiedostolla.

      Yksittäisen linkin luominen

      Hallinnoija luo yksittäisen linkin käyttäjälle seuraavasti:

      1. Avaa oikeasta yläkulmasta profiilivalikko ja valitse Käyttäjätiedot.

      2. Avautuvalla sivulla, valitse HelppoLinkki-osiosta Käyttäjälinkkien hallinta.

      3. Tämä sivu listaa kaikki luodut helppolinkit ja niiden tiedot. Kun haluat luoda uuden pyynnön niin paina Lisää uusi pyyntö.

      4. Avautuvalla sivulla kirjoita henkilön sähköpostiosoite, jolle olet linkkiä luomassa ja paina Tarkista-painiketta. Järjestelmä tarkistaa sähköpostiosoitteen perusteella, onko kyseessä täysin uusi käyttäjä vai onko käyttäjällä jo olemassa oleva linkki, jolloin voit muokata hänen tietojaan.
      5. Seuraavalla sivulla voit määrittää asetukset:
      • Käyttäjän perustiedot -otsikko
        • Käyttäjätunnus: Käyttäjälle generoitu käyttäjätunnus
        • Kieli: Käyttäjälle valitaan haluttu kieli Moodlen oletuskieleksi
        • Organisaatio / viite: Käyttäjän organisaatio
        • Etunimi: Käyttäjän etunimi
        • Sukunimi: Käyttäjän sukunimi
        • Sähköpostiosoite: Käyttäjän sähköpostiosoite
      • Sähköpostiherätteet
        • Lähetä aktivointilinkki käyttäjälle sähköpostitse: Lähetetäänkö käyttäjälle lähtevän viestin yhteydessä linkki, jota klikkaamalla hän pääsee kurssille.
        • Lähetä käyttäjätiedot viestin yhteydessä: Lähetetäänkö sähköpostiviestissä käyttäjälle hänen käyttäjätunnuksensa ja salasana.
        • Käytä tervetuloa-viestiä: Lähetetäänkö käyttäjille alla määriteltävä tervetuloaviesti viestin yhteydessä.
        • Tervetuloviesti käyttäjälle: Voit kirjoittaa vapaamuotoisen tervetuloaviestin.
      • Pääsyt: kurssit ja resurssit
        • Kurssit: Kurssit, joille linkit luodaan. Käyttäjä saa jokaisesta luodusta linkistä oman sähköpostiviestinsä.
        • Kurssialueelle pääsy alkaa: Määrittää, koska käyttäjä pääsee kurssille. Viesti lähetetään heti, mutta pääsyoikeus kurssille voi alkaa myöhemmin.
        • Kurssialueelle pääsy päättyy: Määrittä, koska kurssialueelle pääsy lakkaa/mihin saakka linkki on käytettävissä.
        • Käyttäjän rooli kurssilla: Määrittää käyttäjän roolin kurssilla. 
      • Lopuksi tallenna muutokset.

      Nyt järjestelmä toimittaa käyttäjälle sähköpostiviestit jokaisesta luodusta linkistä.

      4. Luotujen linkkien tarkastelu linkkilistalta

      Voit tarkastella kurssille luotuja linkkejä linkkilistan kautta. Linkkilistan voit avata hallintatyökalujen HelppoLinkki-painikkeella.
      Järjestelmän hallinnoijat voivat tarkastella kaikkia järjestelmään luotuja linkkejä polusta Oma käyttävalikko > Käyttäjätiedot > Käyttäjälinkkien hallinta.
      • Pääsyavain: Tästä voit paperi -ikonilla kopioida leikepöydälle saman linkin, joka lähetetään käyttäjälle sähköpostitse ja jolla hän voi kirjautua kurssille.
      • Organisaatio: Kertoo käyttäjän organisaation.
      • Käyttäjä: Kertoo käyttäjän nimen ja sähköpostiosoitteen.
      • Kurssi: Mitä kurssia linkki koskee.
      • Tiedot: Tarkemmat tiedot siitä koska linkki on luotu, kuka linkin on luonut sekä onko linkkiä vielä aktivoitu.
      • Toiminnot -sarake:
        • Hammasratas -ikoni: Voit muokata linkin asetuksia kuten roolia, voimassaoloaikaa, ja ryhmätietoa.
        • Roskakori -ikoni: Voit poistaa linkin tästä. Linkin poistamisen jälkeen käyttäjä ei pääse enää kurssille kyseisellä linkillä.
        • Kirjekuori -ikoni: Tätä painamalla voit lähettää kutsusähköpostiviestin käyttäjälle uudelleen.

      5. Usean linkin lisääminen järjestelmään CSV-tiedostolla hallinnoijan toimesta

      Hallinnoija-roolissa olevat henkilöt voivat kutsua käyttäjän joko yhdelle tai useammalle kurssille kerrallaan CSV-viennin yhteydessä. Jokaisesta valitusta kurssista lähtee oma pääsylinkki sähköpostitse käyttäjille.
      Hallinnoija ei voi lisätä käyttäjiä ryhmään CSV-tiedostolla käyttäjäprofiilin helppolinkki-asetusten kautta. Tämä tulee tehdä kurssitasolla hallintalohkon helppolinkki-valinnalla.

      1.5.1 CSV-tiedoston laatiminen ja tallentaminen

      1. Avaa taulukkolaskentasovellus, esim. Excel

      2. Pakolliset sarakkeet tiedostossa ovat

      • firstname
      • lastname
      • email
      • lang (kielivalinnat ovat fi, sv, fi_sv tai eng)

      joten syötä ne sarakeotsikoiksi, voit myös käyttää saraketta org (organisation).

      3. Tallenna CSV-tiedosto oikeaan CSV-muotoon Excelissä tiedosto -> tallenna nimellä -> valitse tiedoston nimen alapuolelta muodoksi CSV UTF-8 (Comma delimited) (*.csv) tai CSV (luetteloerotin) (*.csv) riippuen Excelin versiosta. Älä valitse mitään muuta CSV-tiedostomuotoa vaikka esim. Excelissä niitä on useita.

      1.5.2 CSV tiedoston lataaminen järjestelmään

      1. Kun tiedosto on valmis avaa polku oikean yläkulman Käyttäjävalikko -> Käyttäjätiedot -> Helppolinkki -> Tuo CSV.

      2. Avautuvalla sivulla hae tiedosto tietokoneeltasi painamalla ensin Valitse tiedosto -painiketta.

      3. Tiedostonvalitsimessa valitse vasemmalta Lataa tiedosto -vaihtoehto, hae tiedosto koneeltasi  ja vahvista lataus. Lopuksi paina Lataa tämä tiedosto.
      4. Valitse vielä erotinmerkiksi puolipiste (;) ja tekstin koodaus UTF-8 (jos UTF-8 ei toimi, kokeile Windows-1252). Valintojen jälkeen paina Tuo csv.

      5. Nyt voit määrittää linkkien asetukset

      • Kurssit: Valitse alasvetovalikosta kurssit, joille käyttäjät lisätään.
      • Kurssialueelle pääsy alkaa: Määritä, milloin kurssialueelle pääsy alkaa. Linkki lähetetään heti, mutta pääsyoikeus voi alkaa myöhemmin.
      • Kurssialueelle pääsy päättyy: Määritä, milloin kurssille pääsy estetään ja linkki lakkaa toimimasta.
      • Käyttäjän rooli kurssilla: Rooli, johon käyttäjä asetetaan kurssilla.
      • Lähetä käyttäjätiedot viestin yhteydessä: Lähetäänkö käyttäjän käyttäjätunnus ja salasana käyttäjälle lähtevän viestin yhteydessä.
      • Käytä tervetuloaviestiä: Vapaaehtoinen tervetuloaviesti sähköpostin yhteyteen.
      • Tervetuloaviesti käyttäjälle: Tähän voit määrittää käyttäjille lähetettävän tervetuloaviestin.
      • Asetusten alapuolelta voit esikatsella tuotavien käyttäjien tietoja ja onko kyseessä uusi vai olemassa oleva käyttäjä
      • Lopuksi paina Viimeistele ja lähetä käyttäjät.

      6. Helppolinkki FAQ

      1. Miltä käyttäjälle lähtevä viesti näyttää?

      Käyttäjälle lähtevä viesti sisältää pääsylinkin kurssille, kurssille pääsyn alkamis- ja loppumisajankohdan sekä käyttäjän roolitiedon. Lisäksi mukana on käyttäjän kirjautumistiedot eli käyttäjätunnus ja salasana. 

      2. Miten käyttäjät lisätään ryhmiin?

      Opettaja voi yksittäisen linkin lisäämisen yhteydessä valita alasvetovalikosta, mihin kurssin ryhmään käyttäjä lisätään. 

      CSV-tuonnin yhteydessä opettaja tai hallinnoija lisäävät CSV-tiedostoon group-sarakkeen ja kirjoittavat siihen ryhmän tunnisteen (joka määritetään kunkin ryhmän asetuksissa). Ryhmän tunniste voi olla tekstiä (ilman ääkkösiä) tai numeroita.

      3. Miten hallinnoija lisää käyttäjät ryhmään?

      Hallinnoijan tulee lisätä käyttäjät ryhmään kurssitason hallintatyökalu -lohkon helppolinkki -painikkeen kautta kuten opettajan.

      4. Miten hallinnoija voi kutsua käyttäjiä useammalle kuin yhdelle kurssille kerrallaan?

      Tämä onnistuu CSV-tuonnin yhteydessä, ja hän voi siinä valita useamman kurssin.

      5. Missä vaiheessa käyttäjät lisätään kurssille ja ryhmiin?

      Käyttäjät lisätään kurssille ja ryhmiin vasta siinä vaiheessa, kun he ovat klikanneet helppolinkki-linkkiä sähköpostiviestissään.

      6. Kuinka kauan helppolinkki on voimassa / toiminnassa käyttäjälle?

      Tämä riippuu siitä, mitä linkin luomisen yhteydessä on valittu "Kurssialueelle pääsy päättyy" -asetukseen. Valitun päivämäärän jälkeen linkki ei enää toimi. Jos pääsyoikeus on päättynyt, voi opettaja/hallinnoija hakea käyttäjän tiedot sähköpostiosoitteella ja muuttaa kyseistä päivämäärää tulevaisuuteen.