Sähköpostikutsu kurssille liittymiseen (Helppolinkki)

Opettajat ja hallinnoijat voivat luoda sähköpostikutsun kurssille, jolla osallistuja pääsee liittymään kurssille yhden linkin klikkaamisella, ilman erillistä kirjautumista. Linkit ja kurssille kirjautuminen ovat voimassa vain määritellyn ajan.

Sisällys

1. Yksittäisten linkkien lisääminen kurssille opettajan toimesta
2. Usean linkin lisääminen kurssille opettajan toimesta CSV-tiedostolla
3. Yksittäisen linkin lisääminen järjestelmään hallinnoijan toimesta.
4. Helppolinkin viestipohjat
5. Usean linkin lisääminen järjestelmään CSV-tiedostolla hallinnoijan toimesta.
6. Helppolinkki FAQ

Helppolinkki pähkinänkuoressa 🥜

Helppolinkin avulla opettaja tai hallinoija voi kutsua osallistujia suoraan kurssille ilman, että heillä on entuudestaan käyttäjätunnusta järjestelmässä. Kutsu lähetetään osallistujien sähköpostiosoitteeseen, josta he pääsevät klikkaamaan itsensä suoraan kurssille.

Kutsu voidaan lähettää helposti joko yksittäiselle käyttäjälle tai useammalle käyttäjälle CSV-tuonnin kautta.

Yksittäisten linkkien lisääminen kurssille opettajan toimesta

Opettaja-roolissa toimivat henkilöt voivat luoda linkkejä ainoastaan niille kursseille, joissa he ovat opettajina.

1. Kurssin päänäkymässä siirry kohtaan Hallintatyökalut > Helppolinkki.

• Pääsyavain. Eli linkki, joka käyttäjälle toimitetaan ja jolla hän pääsee liittymään kurssille.
• Käyttäjätunnus. Käyttäjälle generoitu käyttäjätunnus.
• Kieli. Mikä järjestelmän oletuskieli käyttäjälle valitaan.
• Organisaatio. Vapaaehtoinen kenttä, johon voi kirjoittaa käyttäjän organisaation.
• Etunimi ja Sukunimi
• Sähköpostiosoite. Käyttäjän sähköpostiosoite johon viesti toimitetaan.
  
   
  
  
• Sähköpostiherätteet-otsikko
  • Lähetä aktivointilinkki käyttäjälle sähköpostitse. Asetus määrittää toimitetaanko nämä tiedot käyttäjälle sähköpostitse vai ei. Halutessasi voit jättää ruksin pois ja toimittaa tiedot itse.
  • Käytä tervetuloa-viestiä. Automaattisen viestin yhteyteen opiskelijalle menevä vapaaehtoinen viesti.
    
    

• Pääsyt: kurssit ja resurssit-otsikko
  • Kurssi. Määrittää mille kursseille linkki antaa pääsyoikeuden.
  • Kurssialueelle pääsy alkaa. Määrittää koska käyttäjä pääsee kurssille, viesti lähetetään heti mutta pääsyoikeus kurssille voi alkaa myöhemmin.
  • Kurssialueelle pääsy päättyy. Määrittää koska käyttöoikeus kurssille päättyy, oletuksena käyttäjä pidetään kurssilla mutta hänen pääsynsä sille estetään. Tämä määrittää myös sen kuinka kauan linkki on voimassa.
  • Käyttäjän rooli kurssilla. Mihin rooliin kurssilla käyttäjä lisätään
  • Ryhmä. Jos kurssilla on ryhmiä voit valita mihin ryhmään käyttäjä lisätään.
    
    
    

5. Lopuksi kun kaikki asetukset ovat määritetty klikkaa "tallenna muutokset", järjestelmä toimittaa sähköpostiviestin ja linkin tässä vaiheessa käyttäjälle.

6. Järjestelmä ohjaa sinut linkkilistaan joka listaa kaikki kurssille luodut linkit.

• Jos linkki on käytetty niin se näkyy tiedot-sarakkeessa "linkki aktivoitu päivämäärä"- tietona.
• Niin kauan kun linkkiä ei ole aktivoitu voit muokata sitä hammasrattaalla toiminnot-sarakkeesta, mutta aktivoinnin jälkeen voit muokata sitä ainoastaan kun klikkaat "lisää uusi pyyntö" ja haet käyttäjän sähköpostiosoitteen.

Opettaja–roolissa olevat henkilöt voivat luoda linkkejä kurssille CSV-tiedostolla usealle henkilölle kerrallaan.

1.5.1 CSV-tiedoston laatiminen ja tallentaminen

1. Avaa taulukkolaskentasovellus esim. Excel

2. Pakolliset sarakkeet tiedostossa ovat

• firstname
• lastname
• email
• lang (kielivalinnat ovat fi, sv, fi_sv tai eng)

joten syötä ne sarakeotsikoiksi, voit myös käyttää vapaaehtoisia sarakkeita;

• org eli käyttäjän organisaatio.
• group group-sarakkeeseen tulee syöttää sen ryhmän tunnistenumero johon olet käyttäjää lisäämässä. Ryhmän tunniste voi olla tekstiä (ilman ääkkösiä) tai numeroita.
  
  

 

3. Tallenna CSV-tiedosto oikeaan CSV-muotoon Excelissä tiedosto -> tallenna nimellä -> valitse tiedoston nimen alapuolelta muodoksi CSV (luetteloerotin) (*.csv) älä valitse mitään muuta CSV-tiedostomuotoa vaikka esim. Excelissä niitä on useita.

1.5.2 CSV tiedoston lataaminen järjestelmään

1. Kun tiedosto on valmis avaa helppolinkki kurssin hallintalohkosta.

 

2. Valitse "tuo CSV"

3. Hae tiedosto tietokoneeltasi painamalla ensin ”valitse tiedosto” –painiketta.

4. Tiedostonvalitsimessa valitse vasemmalta ”lataa tiedosto” -vaihtoehto, hae tiedosto koneeltasi  klikkaamalla ”choose file”.

5. Lopuksi paina ”lataa tämä tiedosto".

6. Valitse vielä;

• erotinmerkiksi puolipiste ;
• tekstin koodaus Windows-1252
• ja paina ”tuo csv”
   

7. Seuraavalta sivulla löytyvät asetukset

• Kurssialueelle pääsy alkaa. Määrittää koska käyttäjä pääsee kurssille, viesti lähetetään heti mutta pääsyoikeus kurssille voi alkaa myöhemmin.
• Kurssialueelle pääsy päättyy. Määrittää koska linkki vanhenee ja kurssialueelle pääsy estetään.
• Käyttäjän rooli kurssilla. Mihin rooliin käyttäjät lisätään.
• Käytä tervetuloa-viestiä. Voit kirjoittaa haluamasi tervetuloaviestin joka lisätään heille lähtevän linkin yhteyteen.
  
  

8. Lopuksi paina "viimeistele ja lähetä kutsut", järjestelmä ohjaa sinut automaattisesti takaisin kurssin etusivulle. Voit käydä tarkastelemassa luomiasi linkkejä kun klikkaat uudelleen hallinta-työkaluista "helppolinkki"

 

     

3. Yksittäisen linkin lisääminen järjestelmään hallinnoijan toimesta.

Yleistä

Hallinnoija ei voi kutsua käyttäjää useammalle kurssille kerrallaan kun hän luo yksittäistä linkkiä, tämä tulee tehdä CSV-tiedostolla.

Yksittäisen linkin luominen

Hallinnoija luo yksittäisen linkin käyttäjälle seuraavasti;

1. Hän avaa oikeasta yläkulmasta profiilivalikkonsa ja valitsee käyttäjätiedot

2. Avautuvalla sivulla hän valitsee  HelppoLinkki–osiosta  Käyttäjälinkkien hallinta

3. Tämä sivu listaa kaikki luodut helppolinkit ja niiden tiedot. Kun haluat luoda uuden pyynnön niin paina ”lisää uusi pyyntö”

4. Avautuvalla sivulla kirjoita henkilön sähköpostiosoite jolle olet linkkiä luomassa ja paina Tarkista-painiketta.

Järjestelmä tarkistaa sähköpostiosoitteen perusteella onko hänellä jo olemassaolevaa linkkiä jolloin voit muokata sen tietoja vai onko kyseessä täysin uusi käyttäjä/linkki.

5. Seuraavalla sivulla voit määrittää asetukset;

• Käyttäjän perustiedot-otsikko
  • Kieli. Käyttäjälle valitaan tämä Moodlen oletuskieleksi.
  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Sähköpostiosoite (johon linkki toimitetaan)
    
    

• Sähköpostiherätteet-otsikko
  • Lähetä aktivointilinkki käyttäjälle sähköpostitse, valitse tämä. Jos et valitse tätä hänelle ei lähetetä automaattista viestiä.
  • Tervetuloviesti käyttäjälle. Voit kirjoittaa vapaamuotoisen tervetuloaviestin joka toimitetaan tunnusten yhteydessä.
    
    
     
• Pääsyt: kurssit ja resurssit-otsikko
  • Kurssi jolle linkki luodaan
  • Kurssialueelle pääsy alkaa. Määrittää koska käyttäjä pääsee kurssille, viesti lähetetään heti mutta pääsyoikeus kurssille voi alkaa myöhemmin.
  • Kurssialueelle pääsy päättyy. jolloin kurssialueelle pääsy lakkaa/mihin saakka linkki on käytettävissä.
  • Käyttäjän rooli kurssilla (opiskelija vai opettaja)
    
    
    
     
• Lopuksi tallenna muutokset

Nyt järjestelmä toimittaa käyttäjälle linkin suoraan sähköpostiin josta hän voi klikata itsensä kurssille.

 

     

4. Helppolinkin viestipohjat

Tämä ominaisuus on mukana versiosta 1.4.0 (29.10.2020) lähtien.

Loppukäyttäjille (opiskelijoille) lähetettävää, pääsylinkin sisältävää viestiä on mahdollisuus kustomoida kurssikohtaisesti.

1) Klikkaa opettajana heräteviestin pohjat -linkkiä

.

2) Viestipohjan näkymässä on kieliversioittain saatavilla olevat / aktivoidut viestipohjat.

Loppukäyttäjälle lähetettävä viesti on aina kielikohtainen. Mikäli käännösversiota ei löydy käyttäjän kielellä, käytetään lisäosan oletuksia. Tämän vuoksi suositellaan vähintään suomen- ja englanninkielisten käännösten asettamista kurssikohtaisesti.

1. Valitse kieli jonka viestipohjaa haluat muokata
2. Voit muokata viestin sisältöä ja otsikkoa
3. Tarkista aina mitä tageja voit käyttää viestipohjassa. Userkey (=pääsylinkki) ja courselist (=pääsyn kohdekurssi) ovat pakollisia kenttiä.
4. Ota käännösversio käyttöön
5. Tallenna muutokset

3) Tallennuksen jälkeen voit tarkastella uuden viestipohjaa esimerkkisyötteiden kautta (ks. sivun loppu).

 4) Muistutusviesti kurssipääsyn erääntymisestä

Helppolinkkiin on mahdollista kytkeä päälle muistutusviesti toiminto. Voit muokata viestin sisältöä samoin kuin edellä. Lisäksi voit määrittää kuinka monta päivää ennen kurssipääsyn päättymistä viesti lähetetään ja halutessasi rajoittaa viestin lähetyksen vain käyttäjiin jotka eivät ole suorittaneet kurssia rastittamalla kohdan "Muistuta vain mikäli kurssia ei ole suoritettu".

 

     

5. Usean linkin lisääminen järjestelmään CSV-tiedostolla hallinnoijan toimesta.

Yleistä

• Hallinnoija–roolissa olevat henkilöt voivat kutsua käyttäjän joko yhdelle tai useammalle kurssille kerrallaan CSV-viennin yhteydessä, jokaisesta valitusta kurssista lähtee oma pääsylinkki sähköpostitse käyttäjille.
• Hallinoija ei voi lisätä käyttäjiä ryhmään CSV-tiedostolla käyttäjäprofiilin helppolinkki-asetusten kautta, tämä tulee tehdä kurssitasolla hallintalohkon helppolinkki-valinnalla.

1.5.1 CSV-tiedoston laatiminen ja tallentaminen

1. Avaa taulukkolaskentasovellus esim. Excel

2. Pakolliset sarakkeet tiedostossa ovat

• firstname
• lastname
• email
• lang (kielivalinnat ovat fi, sv, fi_sv tai eng)

joten syötä ne sarakeotsikoiksi, voit myös käyttää saraketta org (organisation).

3. Tallenna CSV-tiedosto oikeaan CSV-muotoon Excelissä tiedosto -> tallenna nimellä -> valitse tiedoston nimen alapuolelta muodoksi CSV UTF-8 (Comma delimited) (*.csv) tai CSV (luetteloerotin) (*.csv) riippuen Excelin versiosta, älä valitse mitään muuta CSV-tiedostomuotoa vaikka esim. Excelissä niitä on useita.

1.5.2 CSV tiedoston lataaminen järjestelmään

1. Kun tiedosto on valmis avaa polku oikean yläkulman käyttäjävalikko -> käyttäjätiedot -> Helppolinkki -> tuo CSV

2. Avautuvalla sivulla hae tiedosto tietokoneeltasi painamalla ensin ”valitse tiedosto” –painiketta.

3. Tiedostonvalitsimessa valitse vasemmalta ”lataa tiedosto” -vaihtoehto, hae tiedosto koneeltasi  klikkamalla ”choose file”.

4. Lopuksi paina ”lataa tämä tiedosto”

5. Seuraavaksi valitse vielä

• erotinmerkiksi puolipiste ;
• tekstin koodaus Windows-1252
• ja paina ”tuo csv”
   

 

6. Nyt voit määrittää linkkien asetukset

• Kurssit. Valitse alasvetovalikosta kurssit joille käyttäjät lisätään
• Kurssialueelle pääsy alkaa. Linkki lähetetään heti mutta pääsysoikeus voi alkaa myöhemmin.
• Kurssialueelle pääsy päättyy. Jolloin kurssille pääsy estetään ja linkki lakkaa toimimasta.
• Käyttäjän rooli kurssilla. Rooli johon käytättäjä asetetaan kurssilla.
• Käytä tervetuloaviestiä. Vapaaehtoinen tervetuloaviesti sähköpostin yhteyteen.
• Asetusten alapuolelta voit esikatsella tuotavien käyttäjien tietoja ja onko kyseessä uusi vai olemassa oleva käyttäjä
• Lopuksi paina "viimeistele ja lähetä käyttäjät"

1. Kun tiedosto on valmis avaa polku oikean yläkulman käyttäjävalikko -> käyttäjätiedot -> Helppolinkki -> tuo CSV

2. Avautuvalla sivulla hae tiedosto tietokoneeltasi painamalla ensin ”valitse tiedosto” –painiketta.

3. Tiedostonvalitsimessa valitse vasemmalta ”lataa tiedosto” -vaihtoehto, hae tiedosto koneeltasi  klikkaamalla ”choose file”.

4. Lopuksi paina ”lataa tämä tiedosto”
 

5. Seuraavaksi valitse vielä

• erotinmerkiksi puolipiste ;
• tekstin koodaus Windows-1252
• ja paina ”tuo csv”
  
  

6. Nyt voit määrittää linkkien asetukset
 

• Kurssit. Valitse alasvetovalikosta kurssit joille käyttäjät lisätään
• Kurssialueelle pääsy alkaa. Linkki lähetetään heti mutta pääsysoikeus voi alkaa myöhemmin.
• Kurssialueelle pääsy päättyy. Jolloin kurssille pääsy estetään ja linkki lakkaa toimimasta.
• Käyttäjän rooli kurssilla. Rooli johon käytättäjä asetetaan kurssilla.
• Käytä tervetuloaviestiä. Vapaaehtoinen tervetuloaviesti sähköpostin yhteyteen.
• Asetusten alapuolelta voit esikatsella tuotavien käyttäjien tietoja ja onko kyseessä uusi vai olemassa oleva käyttäjä
• Lopuksi paina "viimeistele ja lähetä käyttäjät"

 

 

6. Helppolinkki FAQ

1. Miltä käyttäjälle lähtevä viesti näyttää?

 

2. Miten käyttäjät lisätään ryhmiin?

• Opettaja voi yksittäisen linkin lisäämisen yhteydessä valita alasvetovalikosta mihin kurssin ryhmään käyttäjä lisätään. 
• CSV-tuonnin yhteydessä opettaja tai halinnoija lisäävät CSV-tiedostoon group-sarakkeen ja kirjoittavat siihen ryhmän tunnisteen (joka määritetään kunkin ryhmän asetuksissa). Ryhmän tunniste voi olla tekstiä (ilman ääkkösiä) tai numeroita.

 

2. Miten hallinnoija lisää käyttäjät ryhmään?

Hänen tulee tehdä se kurssitason hallinnointilohkon helppolinkki-valinnan kautta kuten opettajan.

3. Miten hallinnoija voi kutsua käyttäjiä useammalle kuin yhdelle kurssille kerrallaan?

Tämä onnistuu CSV-tuonnin yhteydessä, siinä hän voi valita useamman kurssin.

4. Missä vaiheessa käyttäjät lisätään kurssille ja ryhmiin?

Vasta siinä vaiheessa kun he ovat klikanneet helppolinkki-linkkiä sähköpostiviestissään.

5. Kuinka kauan helppolinkki on voimassa / toiminnassa käyttäjälle?

Tämä riippuu siitä mitä linkin luomisen yhteydessä on valittu "Kurssialueelle pääsy päättyy" -asetukseen, tuon päivämäärän jälkeen linkki ei enää toimi. Jos pääsyoikeus on päättynyt voit opettaja/hallinoija hakea käyttäjän tiedot sähköpostiosoitteella ja muuttaa tuota päivämäärää tulevaisuuteen.