Käyttäjien lisääminen ja poistaminen järjestelmässä

Lue kuinka oppimisalustalla voidaan lisätä tai poistaa käyttäjiä, ja mitkä tiedot säilyvät kun opiskelija poistetaan järjestelmästä.

Artikkelin sisältö:

1. Kuvaus
2. Yksittäisen käyttäjätunnuksen luominen
3. Useiden käyttäjien lisääminen CSV-tiedoston avulla
   1. Pakolliset sarakkeet
   2. Vapaaehtoiset sarakkeet
   3. CSV-tiedoston rakentaminen ja tallentaminen
4. Valmiin CSV-tiedoston tuonti oppimisalustalle
5. Käyttäjien poistaminen oppimialustalta
   1. Mitkä tiedot säilyvät tai poistuvat, kun opiskelija poistetaan oppimisalustalta?
   2. Mitkä tiedot säilyt jos opettaja poistetaan oppimisalustalta?
   3. Yksittäisen käyttäjän poistaminen
   4. Useiden käyttäjien poistaminen
   5. Käyttäjien poistaminen CSV-tiedoston avulla
   6. Käyttäjien GDPR-poistaminen

1. Kuvaus

Käyttäjiä voi lisätä oppimisalustalle yksitellen tai useita kerrallaan rakentamalla CSV-tiedoston joka viedään järjestelmään.

Käyttäjien lisääminen on pääasiassa hallinnoijan roolissa olevan henkilön tehtävä. Opettajat voivat kuitenkin HelppoLinkki-työkalulla kutsua henkilöitä kursseilleen ja taustalla heille luodaan automaattisesti käyttäjätunnus oppimisalustalle.

2. Yksittäisen käyttäjätunnuksen luominen

1. Avaa Sivuston hallinta > Käyttäjät > Käyttäjätilit > Lisää uusi käyttäjä.
2. Syötä vähintään Käyttäjätunnus, Etunimi, Sukunimi ja Sähköpostiosoite. Muut kentät ovat vapaaehtoisia.
3. Klikkaa sivun alaosassa Luo käyttäjä.

3. Useiden käyttäjien lisääminen CSV-tiedoston avulla

Kun haluat lisätä useita käyttäjiä niin suosittelemme CSV-tiedoston rakentamista. CSV-tiedoston (Comma Separated Values) voi luoda taulukkolaskentaohjelmalla (esim. MS Excel, OpenOffice tai LibreOffice). Aluksi täytät tarvittavat tiedot, tallennat tiedoston oikeaan CSV-muotoon ja viet järjestelmään.

a. Pakolliset sarakkeet

Pakolliset sarakkeet ovat username, firstname, lastname ja email (käyttäjätunnus, etunimi, sukunimi, salasana ja sähköposti). Muut sarakkeet ovat vapaaehtoisia.

Password-kenttä on erityinen;

• Jos et sisällytä password-saraketta ollenkaan CSV-tiedostoon niin voit tiedostoa oppimisalustalle tuodessasi valita "uusi salasana" -alasvetovalikkoon "Luo salasana tarvittaessa" ja tällöin järjestelmä luo käyttäjille salasanan ja toimittaa kirjautumistiedot (kirjautumisosoitteen, käyttäjätunnuksen ja salasanan) automaattisesti sähköpostitse.
• Jos määrität CSV-tiedostossa salasanan jokaiselle käyttäjälle tulee sinun toimittaa salasana heille erikseen. Voit asettaa sen vaihtamisen pakolliseksi, samassa yhteydessä kun tuot tiedot oppimisalustalle.
• Jos olet päivittämässä olemassa olevia käyttäjiä, salasana-saraketta ei tarvita.

Esimerkki CSV-tiedostosta, jossa ovat vain pakolliset sarakkeet:

b. Vapaaehtoiset sarakkeet

Usein käytettyjä vapaaehtoisia sarakkeita ovat kurssit (course1, course2 jne.) joille henkilö halutaan liittää ja henkilön rooli (role1, role2, jne) tai ryhmä (group1, group2, jne) halutulla kurssilla.

• Kurssien, roolien ja ryhmien niminä on käytettävä niiden lyhytnimiä, joita on käytetty niitä luotaessa esim: course1: Biologia1, role1: editingteacher, group1:Ryhmä1
• Juoksevaa numerointia sarakeotsikoissa course, group ja role käytetään erottamaan kurssit toisistaan.

Alla on esimerkki CSV-tiedostosta, jossa käyttäjille on määritetty erilaisia rooleja ja ryhmiä eri kursseille:

c. CSV-tiedoston rakentaminen ja tallentaminen

1. Täytä käyttäjien tiedot taulukkoon firstname-, lastname-, email-, username-sarakkeiden alle.
2. Luo ja täytä tarvittaessa Password-sarake ja haluamasi vapaaehtoiset sarakkeet.
3. Tallenna tiedosto oikeaan CSV-muotoon eli CSV UTF-8 (Microsoft Excelissä on useita eri csv-tiedostomuotoja)
   
   
   
   
   • Jos taulukkolaskentasovellus tarjoaa mahdollisuuden valita merkkikoodauksen, valitse CSV UTF-8 (comma delimited). Koodauksen täytyy olla tiedostossa ja oppimisympäristössä sama, jotta esim. ääkköset näkyvät oikein.
   • Jos taulukkolaskentasovellus tarjoaa mahdollisuuden valita kentänerottimen, valitse erottimeksi puolipiste ;

4. Valmiin CSV-tiedoston tuonti oppimisalustalle

Kun CSV-tiedosto on valmis kirjaudu oppimisalustalle ja navigoi Sivuston hallinta > Käyttäjät > Käyttäjätilit > Tuo käyttäjiä.

1. Vedä CSV-tiedosto omalta tietokoneeltasi sivun pudotusalueelle tai hae se napsauttamalla Valitse tiedosto... -painiketta.
2. Valitse tiedostossa käytetty CSV-erotin, useimmiten puolipiste ;
3. Valitse tiedostossa käytetty merkkikoodaus UTF-8.
4. Valitse esikatseltavien rivien määrä.
5. Klikkaa Tuo käyttäjiä -painiketta.

Jos tiedostossa ei ollut virheitä, kuten ylimääräisiä välilyöntejä tai virheellisiä sarakkeen nimiä, tiedot avautuvat esikatselusivulle.

Jos erikoismerkit tai ääkköset eivät näy oikein, on kyseessä luultavimmin ero merkistöjen koodauksessa. Peruuta tuonti sivun alaosasta ja kokeile vaihtaa merkistökoodaustavaksi  Windows-1252.

Tuonnin asetukset

Valitse asetukset huolellisesti.

Lataustyyppi: Valitse mitä tehdään, lisätäänkö tiedostolla uusia käyttäjiä, päivitetäänkö olemassaolevia vai sekäettä.

Uusi salasana: Luodaanko salasanat automaattisesti vai löytyvätkö ne CSV-tiedostosta.

Olemassa olevat käyttäjätiedot: Jos päivität olemassaolevia tunnuksia voit valita;

• Ei muutoksia: Olemassa olevia käyttäjätietoja ei muuteta.
• Ylikirjoita tiedostolla: Olemassa olevat käyttäjätiedot korvataan ladattavan tiedoston tiedoilla.
• Ylikirjoita tiedostolla ja oletuksilla: Olemassa olevat käyttäjätiedot korvataan ladattavan tiedoston tiedoilla. Lisäksi kohdat, joita CSV-tiedostossa ei ole määritettyinä, korvataan järjestelmän oletusarvoilla.
• Täytä puuttuvat tiedostosta ja oletuksista: käyttäjätunnusten tyhjät tiedot täytetään ladattavan tiedoston tiedoilla ja järjestelmän oletusarvoilla.

Aikaisempi salasana: Määrittää muokataanko olemassa olevien käyttäjien salasanoja.

Pakota salasanan vaihto: Onko käyttäjän vaihdettava salasansa kun hän seuraavan kerran kirjautuu sivustolle.

Salli uudelleen nimeäminen: Sallitaanko käyttäjätunnuksen muuttaminen, jos sellainen on määritetty CSV-tiedostoon.

Salli poistot:

• Oletusarvo "Ei" estää käyttäjätilien poistamisen.
• Jos CSV-tiedostossa on deleted-sarake, sen arvona "1" ja valinta tässä "Kyllä" niin käyttäjätili poistetaan. 

Salli käyttäjätilien estäminen ja aktivointi:

• Oletusarvo "Kyllä" sallii käyttäjätilien estämisen ja aktivoinnin käyttämällä CSV-tiedostossa saraketta suspended.
• Jos suspended-sarakkeen arvona on 1, käyttäjä estetään
• Jos arvona on 0, käyttäjä aktivoidaan.
• Jos valinta on "Ei", saraketta ei huomioida.

Standardisoi käyttäjätunnukset: Oletusarvo "Kyllä" muuttaa käyttäjätunnusten kaikki kirjaimet pienaakkosiksi ja poistaa merkit joita oppimisalusta ei osaa käsitellä.

Valitse useiden käyttäjien hallintaan: Jos valitset tähän kyllä, kaikki käyttäjät valitaan tuontivaiheen jälkeen "useiden käyttäjätietojen muokkaukseen" jolla voit esim. lähettää heille kaikille sähköpostiviestin järjestelmän kautta. Vaihtoehtoja ovat Ei, Uudet käyttäjät, Päivitetyt käyttäjät ja Kaikki käyttäjät.

Oletusarvot: Voit valita oletusarvot joillekin arvoille, joita CSV-tiedostossa ei ole. Näitä ovat mm.

• Käyttäjäntunnistusmetodi
• Sähköpostiosoitteen näyttö
• Sähköpostin muotoilu
• Sähköpostiviestien keräilytapa
• Keskustelualueviestien tilaus sähköpostiin
• Maa
• Haluttu kieli
• Oppilaitos

Kun olet valmis lisäämään käyttäjät oppimisalustalle, napsauta Tuo käyttäjiä -painiketta.

Jos valitsit käyttäjiä kohdassa Valitse useiden käyttäjien hallintaan, sinut ohjataan sivulle Useiden käyttäjien muokkaus ja kyseisten henkilöiden nimet ovat valittuina. Valitse pudotusvalikosta haluamasi toiminto:

• "Vahvista" ei hyödyllinen tässä yhteydessä, tällä voi vahvistaa käyttäjien itselleen rekisteröimiä tunnuksia.
• "Lähetä viesti" käyttäjille eli lähettää käyttäjille kirjoittamasi sähköpostiviestin.
• "Poista" käyttäjätilit. Poistaa valitut käyttäjätilit järjestelmästä.
• "Näytä sivulla". Näytä lista uusista käyttäjistä sivulla.
• "Lataa" käyttäjätiedot teksti-, ODS- tai Excel-muodossa.
• "Pakota salasanan vaihto" Pakottaa salasanan vaihtamisen päälle kaikille valituille käyttäjille seuraavan kirjautumisen yhteydessä.
• "Lisää kohorttiin"  Lisää valitut käyttäjät haluaamasi kohorttiin. (kohortti on koko sivuston tai kurssikategorian laajuinen ryhmä käyttäjiä)

5. Käyttäjien poistaminen oppimisalustalta

Kun käyttäjä poistetaan oppimisalustalta hänen tekemänsä suoritukset/arvosanat jne. poistuvat tietyistä aktiviteeteista mutta ei kaikista.

Huom! Käyttäjien poistamiseen koko oppimisalustalta tarvitset ylläpitäjän/hallinnoijan oikeudet.

a. Mitkä tiedot säilyvät tai poistuvat, kun opiskelija poistetaan oppimisalustalta?

❌ Nämä tiedot poistuvat:

• Oppitunti (Lesson)
• Oppimispäiväkirja (Learningdiary)
• H5P
• Palaute (Feedback) (Nimellä kerätty data, anonyymissa säilyvät)
• Päiväkirja (Journal)
• SCORM
• Tehtävä (Assignment)               
• Työpaja (Workshop)
• Valinta (Choice)
• Kurssin suoritusraportti
• mRaportointi

✅ Nämä tiedot säilyvät

• Feedback (jos palaute on kerätty anonyymisti)
• Tietokanta (Database)
• Q-kysely (Questionnare)
• Sanakirja (Glossary)
• Tentti (Quiz)
• Wiki
• Kysely (Survey)
• Chat (vain menneet keskustelut, jos ne ovat tallennettu)
• Keskustelualue (Forum)

b. Mitkä tiedot säilyt jos opettaja poistetaan oppimisalustalta?

Opettajan tekemät arvioinnit säilyvät vaikka tunnus poistetaan oppimisalustalta.

c. Yksittäisen käyttäjän poistaminen

1. Avaa Sivustonhallinta > Käyttäjät > Selaa käyttäjiä

2. Hae käyttäjän tiedot hakukentällä ja voit poistaa hänen tunnuksensa ruksilla/roskakori-ikonilla.

c. Useiden käyttäjien poistaminen

1. Navigoi sivulle Sivuston hallinta > Käyttäjät > Käyttäjätilit > Useiden käyttäjätietojen muokkaus.
2. Etsi suodattimien avulla haluamasi käyttäjät. Saat lisää suodatusvaihtoehtoja napasauttamalla Näytä lisää... -linkkiä.
3. Suodattimilla löytyneet käyttäjät tulevat näkyviin Valittavissa-kenttään.
4. Siirrä haluamasi käyttäjät Valitut-kenttään. Klikkaa nimien yläpuolelta "kaikki suodatetut n/n" ja nimien alapuolelta "lisää valittuihin"
5. Valitse Valituille käyttäjille... -alasvetovalikossa Poista.
6. Napsauta Hae-painiketta.
7. Vahvista poistaminen avautuvalla sivulla.

d. Käyttäjien poistaminen CSV-tiedoston avulla

Voit poistaa käyttäjiä CSV-tiedoston avulla. Tiedostossa on oltava kaksi saraketta: username (käyttäjätunnus) ja deleted (poistettu). Poistettavien käyttäjien riveillä on arvona oltava "1".

Kun tuo tiedoston järjestelmään aseta Lataustyypiksi Ainoastaan päivitä olemassaolevat käyttäjät ja Salli poistot -asetukseksi Kyllä.

Lisää tietoa CSV-tiedoston käyttämisestä ohjeen kohdassa Useiden käyttäjien lisääminen CSV-tiedoston avulla.

e. Käyttäjien GDPR-poistaminen

Järjestelmässä tulee olla sallittuna GDPR-työkalut

Käyttäjien poistaminen CSV-tiedostolla tai selaa käyttäjiä -sivulla ei poista järjestelmästä heidän kaikkia suorituksiaan. Jos kaikki tiedot halutaan poistaa tulee poisto tehdä ns. GDPR-poistona;

• Käyttäjä voi profiilinsa kautta luoda tietopyynnön jossa hän pyytää kaikkien tietojensa poistamista ja jos tietosuojavastaava hyväksyy poiston, tunnus poistetaan järjestelmästä siten että sen suoritukset poistuvat kaikista aktiviteeteista.
• Tietosuojavastaava- tai administrator-roolissa oleva henkilö voi luoda tietojenpoistopyynnön toisen käyttäjän puolesta ja hyväksyä sen jolloin tunnus poistetaan GDPR-poistona.
• Järjestelmässä on saatavilla asetus joka luo automaattisen GDPR-poistopyynnön jokaisesta käyttöliittymän kautta poistetusta käyttäjätunnuksesta.
  • Tietosuojavastaavan pitää erikseen käydä hyväksymässä nämä pyynnöt tai ne voidaan määrittää automaattisen hyväksynnän piiriin. Olethan yhteydessä Mediamaisterin tukipalveluun support@mediamaisteri.com tai +358 10 281 8008 (arkisin klo 7-17 välillä) mikäli haluat tämän asetuksen käyttöönne.