Lisää käyttäjät automaattisesti kohortteihin (kohorttien synkronointi)

Tämän toiminto lisää käyttäjät automaattisesti kohortteihin ennalta määritettyjen ehtojen mukaisesti.

Artikkelin sisältö:

• Mihin kohorttien synkronointia käytetään?
• Tyhjien kohorttien luominen
• Automaattinen kohorttien luonti
• Hakusanojen luominen
• Kohorttien asetukset
• Määritä Tausta-ajon tarkistamat kentät

1. Mihin kohorttien synkronointia käytetään?

Oppimisympäristöön on mahdollista luoda käyttäjistä sivustonlaajuisia käyttäjäryhmiä eli kohortteja. Kohortti voidaan rekisteröidä omana rekisteröitymistapanaan kursseille, jolloin sen jäsenet lisätään myös kurssille.

Jos henkilö lisätään kohorttiin, niin hänet lisätään kaikille kursseille, joille kyseinen kohortti on kerran rekisteröity. Jos henkilö poistetaan kohortista, hänet myös poistetaan kaikilta kursseilta, joille hän on rekisteröitynyt kyseisen kohortin kautta. 

Tämä toiminto mahdollistaa kohorttien jäsenten automaattisen lisäyksen/poistaminen, mikäli tarvittavat tiedot löytyvät käyttäjien profiilitiedoista. Tiedot voivat siirtyä Moodleen mm. Azure AD/Entra ID -integraation kautta.

Jos käyttäjä täsmää määritettyihin ehtoihin, hänet lisätään automaattisesti kohortteihin;

• Järjestelmään kirjautumisen yhteydessä.
• Silloin kun hänen käyttäjäprofiiliaan muokataan ja muutokset tallennetaan.
• Kerran yössä tapahtuvassa tausta-ajossa.

Käyttöönotto lyhyesti:

1. Luo tyhjät kohortit oppimisalustalle manuaalisesti Sivuston hallinta > Käyttäjät > Kohortit > Lisää uusi kohortti -välilehti tai käytä automaattista kohorttien luomista).
2. Luo hakusanat, hakusanojen perusteella käyttäjät yhdistetään haluttuun kohorttiin.
3. Määritä asetukset millä hakusanalla/hakusanoilla henkilö päätyy mihinkin kohorttiin.
4. Määritä Tausta-ajon tarkistamat kentät.
   
   

1. Siirry polkuuun Sivustonhallinta > Käyttäjät > Kohortit > Lisää uusi kohortti -välilehti.
2. Anna uudelle kohortille nimi.
3. Valitse kohortin konteksti eli onko se käytävissä järjestelmän kaikilla kursseilla (järjestelmäkonteksti) vai onko se käytettävissä vain tietyssä kurssikategoriassa (valitse kategoria jonka kursseilla kohortti on käytettävissä).
4. Halutessasi voit antaa kohortille ID-numeron ja kirjoittaa sille kuvauksen. ID-numero on hyödyksi tuotaessa kohorttiin uusia käyttäjiä CSV-tiedostolla tai integraatioissa.
5. Asetus "Näkyvissä opettajalle" määrittää näkevätkö opettajat kohortin kurssiensa sisällä jolloin he voivat liittää sen kursseilleen.
6. Lopuksi Tallenna muutokset.

   3. Automaattinen kohorttien luonti

Jos haluat niin voit luoda automaattisesti kohortteja jonkin käyttäjäprofiilin kentän mukaisesti. Kohortin nimeksi määrittyy kentän tieto esim. jos kohortit luodaan automaattisesti organisaatio-kentän mukaan ja ko. kentästä löytyvät tiedot Yritys AB ja Company LTD niin kohorttien nimet tulevat olemaan ovat Yritys AB ja Company LTD.

Automaattisesti luoduille kohorteille ei tarvitse erikseen määrittää hakusanoja ja sääntöjä jolla henkilöt päätyvät ko. kohorttiin

1. Siirry sivustonhallinta -> Käyttäjät -> Kohorttien synkronointi

2. "Luo kohortit automaattisesti tämän kentän arvoista" kohtaan valitse kenttä jonka perusteella kohortit luodaan. Paina vielä Tallenna muutokset.

4. Hakusanojen luominen

Hakusanojen avulla käyttäjät lisätään tiettyyn kohorttiin.

1. Siirry Sivustonhallinta -> Käyttäjät -> Kohorttien synkronointi

2.  Lisäasetukset-otsikon alla "Määritä kohorttien asetukset" -rivillä klikkaa "muokkaa asetuksia" -linkkiä

 

3 Avautuvassa näkymässä valitse tunnuksen profiilikenttä jolle haluat määrittää hakusanan. Esimerkissä lisäämme hakusanan Skype-kenttälle.

4. Hakusanan syöttäminen tapahtuu "hakutermi" -kentässä ja sen jälkeen painetaan "lisää hakusana". Kuvassa lisäämme Skype-kentälle hakusanan Mediamaisteri Oy.

5. Kun hakusanat ovat lisätty paina sivun yläosassa näkyvää "päivitä kaikki hakutermit" -painiketta.

6. Tämän jälkeen voit palata perusasetuksiin "takaisin perusasetuksiin linkin kautta".

5. Kohorttien asetukset

Seuraavaksi määritetään mihin kohorttiin käyttäjät lisätään Mediamaisteri Oy -hakusanan perusteella.

1. Koska lisäsimme hakusanan Skype-kenttään niin valitsemme sen "Automaattinen profiilikenttien synkronointi (ajastettu tehtävä öisin) -listalta ja tallennamme muutokset. Tämän jälkeen voimme käyttää kyseistä kenttää kohortin asetuksissa.

 

 2. Kohorttien synkronointi -otsikon alta klikkaa "muokkaa asetuksia"

3. Valitse listalta kohortti jolle haluat lisätä hakusanat. Tässä lisäämme Mediamaisteri kohortille hakusanaa.

4. Avautuvalla sivulla valitse kenttä jolle määrittelit hakusanan ja paina tallenna muutokset.

5. Nyt sivullea aukeaa kenttä johon voimme määrittää mitä hakusanaa kentästä Skype haemme eli esimerkissä Mediamaisteri Oy.

Voit aloittaa hakusanan kirjoittamisen ja valita oikean vaihtoehdon suoraan listalta.

6. Kun hakusana on valittu niin painamme tallenna muutokset.

7. Sivu ilmoittaa onnistuneesta tallennuksesta.

8. Palaa nyt takaisin etusivulle klikkaamalla "takaisin perusasetuksiin" ja määrittää lopuksi tausta-ajon asetukset.

 Tämän jälkeen Mediamaisteri Oy -kohorttiin päätyvät kaikki käyttäjät joiden Skype-kentästä löytyy tieto Mediamaisteri Oy.

6. Määritä Tausta-ajon tarkistamat kentät

Pääsivulla voit määrittää profiilikentät joiden sisältämät tiedot synkronoidaan automaattisesti kentän hakusanoiksi kerran yössä ja sen perusteella lisätään kohortteihin ne käyttäjät jotka eivät vielä ole niissä.

Oletuksena automatisoidaan Laitos-, Paikkakunta- ja Osasto -kenttien synkronointi.

Voit valita useamman kentän painamalla ctrl-painikkeen pohjaan ja klikkaamalla haluttuja kenttiä listasta. Valitun kentän voit poistaa klikkaamalla sitä uudelleen. Muista tallentaa muutokset.